「概要」は公的な文書や企業の文書で見かけることがありますが、その意味まで深く考えたことはありませんでした＾＾；
そこで今回は、概要の意味や言い換え、概要の書き方のコツについてまとめていきたいと思います。この記事を通して、概要の意味や言い換えの言葉について理解を深めてみてください。
概要の意味をわかりやすく説明
「概要」とは、全体像が分かるよう、大まかな内容を簡潔に整理することをさし、特に長い文書や報告書などで役立ちます。
読み手は、概要を読むことで、文書全体を通して理解しなければならない重要な部分を予め把握することができます。
なお、似ている表現で「要約」がありますが、「要約」は文章の重要ポイントをまとめる目的であり、全体像が分かるよう整理する「概要」とは、目的に違いがあります。
概要の書き方のコツ
概要作成の際には、言い回しを簡潔に保ち、主要な情報のみを伝えることが重要です。
概要を整理する際のポイントは、下記の視点を意識すると良いでしょう。
- 目的等：対象の文書が作られた背景や目的、テーマや課題が分かるよう明示します。
- 手段：目的やテーマに対してどのようなアプローチを予定または試みたのか分かるよう記載します。
- 結果・結論：アプローチの結果、どのような結果になった、または結果が予想されるのか記載します。
これらの視点をベースに概要を整理することで、読み手はスムーズに全体像を把握することができるでしょう。
概要作成時の注意点
適切な内容の概要を作成することで、情報を効率的に伝え、読み手の時間短縮や、内容の理解を深めることができます。
そのためには、概要を書く際、内容が簡潔かつ明確で、主要な情報を効率的に伝えることができる内容に仕上げることが重要となります。
そこで、概要作成時の注意点として、下記はおさえておきましょう。
- 言葉遣いは簡潔にする
言葉遣いは簡潔で直接的なものにし、専門用語の使用を最小限に抑えるか、必要であれば定義を明確にします。読者が内容をすぐに理解できるようにするためです。
- 自立独立した内容にする
概要単体で全体像が理解できるように書く必要があります。本文と概要をいったりきたりするようなまとめ方にならないよう気をつけましょう。
- 読み手の視点を意識する
概要を読む読み手の知識レベルや関心事を考慮して、内容を足したり引いたりします。文章のレベルが読み手の同じレベルになっているかどうか意識しましょう。
- 客観的に読み返す
概要作成後、しばらく間をあけて、客観的に読み直しましょう。一歩引いた目線になることで不明瞭な点が見えてくることがあります。
概要の言い換えにはどんな言葉がある？
「概要」の言い換えについてみていきましょう。
概略
「概略」は、あるテーマや話題について、基本的なアイデアや内容を大まかに説明するものです。
全体の流れや枠組み、主なポイントを概観することに重点を置いています。
主に、読み手に対して、内容の全体的な理解を促すために用います。詳細に入る前の、初期の理解や背景情報の提供に役立ちます。
大要
「大要」は、文章の最も基本的かつ重要なポイントを大まかに説明するものです。
全体の枠組みや主な構成要素を把握するためのもので、細部には踏み込まず、全体を通して何が重要であるかを明示します。
細部に踏み込むのではなく、全体の理解を促進し、主テーマに至るための道しるべとして機能します。詳細を掘り下げる前段階として、全体構造を理解するのに役立ちます。
あらまし
あらましは、文書を読む前の前段階として、または全体の内容をスムーズに把握するための手段として使われます。
要素を捉え、主要なポイントを浮き彫りにすることによって、時間が限られている読者にとって非常に有用です。
概要と内容の違いについて
「概要」と「内容」は関連する用語ですが、その意味と使用法には違いがあります。
概要は、文書や報告書などの重要ポイントや要素を簡潔にまとめたもので、読者が内容全体の理解を深めるための前段階の情報提供として使用されます。
一方、「内容」は、各文書に含まれる情報全てを指します。これらには、データ・分析・結論等も含まれます。
「内容」の目的が、詳細な情報提供のため、ときには膨大なページ資料にもなるため「概要」とは異なるものだとお分かり頂けるかと思います。
概要の対義語は？
概要の対義語は「詳細」ですが、「詳細」とは、文書や報告書などに関連する具体的かつ詳しい情報やデータを指します。
「詳細」の目的は、読み手が全体像だけでなく、具体的な情報や理由も理解できるようにすることです。
「概要」が重要ポイントを簡潔にまとめるのに対し「詳細」は各ポイントを深く掘り下げ、具体的な情報やデータを示す点に違いがあります。
「概要」と「詳細」は互いに補いあう関係にあり、読み手が理解を深める際に双方の内容を確認することで、全体像に加えて、細部まで理解を深めることができる関係になっています。
まとめ
この記事を読んで「概要」の意味を理解して貰えたと思います。
概要は、文書の鍵となる部分を簡潔に伝えるための方法でが、そのためには、読み手の視点に立って、必要な情報を簡潔に伝える技術が求められます。
また、概要と詳細は互いに補完し合う関係にあることを理解し、適切なバランスで情報を提供することが、読み手の理解を深める鍵となります。
